Cách kết nối Máy in hóa đơn với Laptop qua cổng USB và cổng LAN

Trên thị trường hiện nay, máy in hóa đơn là một sản phẩm không thể thiếu trong những quán trà sữa hay các siêu thị, chuỗi nhà hàng,… Tuy nhiên, để máy in có thể hoạt động được tốt nhất và sử dụng lâu dài thì khi mua máy in hóa đơn về cần phải bảo quản, cài đặt và kết nối máy in với laptop thật đúng cách. Vậy làm cách nào để kết nối máy in với laptop được nhanh chóng? Hãy cùng Haravan Store tìm hiểu chi tiết trong bài viết này

1. Quy trình lắp đặt máy in bill

Bên trong hộp của sản phẩm máy in bill thường bao gồm:
- Dây cáp nguồn
- Bộ cung cấp nguồn (cục adapter)

+ Giấy in
+ Máy in

*Quy trình lắp đặt máy: 

Việc đầu tiên khi cài đặt máy in hóa đơn đó chính là đưa giấy vào trong máy in

Bước 1: Nối dây nguồn với cục adapter như hình và cắm vào cổng kết nối nguồn điện của máy in. Phía trước máy sẽ có công tắc on-off, bây giờ hãy bật máy lên.

Lưu ý: Mỗi lần máy hết giấy hay lắp sai giấy thì bên thân máy sẽ hiện nút màu đỏ hoặc máy sẽ kêu lên.

Bước 2: Bỏ giấy in vào máy
- Bên phải của máy sẽ có một cái lẫy để mình mở hộp máy in
- Sau đó đưa giấy in vào trong máy, lưu ý mặt trái của giấy hướng lên trên và mặt phải úp xuống
- Đậy nắp hộp máy in
- Sau khi lắp đặt sau thì bên thân máy sẽ có nút nhấn, để test máy có chạy hay không

Bước 3: Bên trong máy sẽ luôn đi kèm dây kết nối USB. Tiếp theo kết nối máy chủ (laptop, pos,..) với máy in bằng dây kết nối USB đã cho (đầu vuông cắm vào máy in, USB cắm vào máy tính). Cuối cùng dây két tiền (nếu có) sẽ được cắm vào cổng còn lại là đã hoàn thành quy trình lắp đặt máy.

2. Cách bảo quản máy in bill giúp tăng thời gian sử dụng

2.1. Trong quá trình đang dùng máy in bill

Giấy in có ảnh hưởng rất lớn đến đầu in của máy in hóa đơn, do đó, bạn cần phải chọn loại giấy in nhiệt chất lượng tốt, mịn, không chọn loại giấy có bề mặt sần sùi để tránh làm hỏng đầu in, khiến đầu in nhanh bị mòn.

Môi trường để máy in hóa đơn cần phải thoáng, không đặt ở khu vực có nhiều bụi hay độ ẩm cao, đặc biệt không để ở nơi dễ có chất lỏng rơi vào máy.

Khi cho máy in hóa đơn hoạt động cần phải đảm bảo nguồn điện ổn định, không chập chờn, lúc tắt lúc bật sẽ dễ làm cháy máy. Bên cạnh đó, cần tránh nhiệt độ cao hay ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào máy in hóa đơn và giấy in hóa đơn.

Cần bảo quản đồng bộ giấy in bill và máy in bill

2.2. Sau khi sử dụng xong máy in bill

Máy in hóa đơn cũng giống như nhiều thiết bị khác, để có thể đảm bảo độ bền cho máy thì cần phải bảo dưỡng sau khi sử dụng.

Với máy in hóa đơn, bạn cần phải chú ý tới những bộ phận sau:

• Bề mặt bên ngoài máy in hóa đơn:

Với bề mặt bên ngoài máy, bạn chú ý khi lau chùi không được dùng hóa chất tẩy rửa hay các chất dễ bay hơi vì sẽ dễ dẫn tới hư hỏng máy. Bạn chỉ cần dùng loại vải mềm, khô lau sạch bụi bẩn bên ngoài máy là được.

• Đầu in của máy in hóa đơn:

Trường hợp đầu in của máy có bụi, hãy dùng cồn thấm bông rồi lau qua cho sạch đầu in. Trước khi vệ sinh đầu in bạn cần chú ý rút máy in ra khỏi nguồn điện trước, sau đó đợi khoảng 10 phút mới tiến hành vệ sinh đầu in bởi vì lúc mới rút điện ra thì đầu in còn đang nóng. Sau khi đã lau chùi sạch đầu in chờ từ 5 – 10 phút rồi mới cắm nguồn điện và tiếp tục sử dụng bình thường.

Sau khi sử dụng máy in bill xong cần bảo dưỡng kỹ từng bộ phận

3. Hướng dẫn chi tiết cách kết nối Máy in bill với Laptop

3.1. Cách kết nối máy in với laptop qua cổng USB

- Bước 1: Tải Driver hoặc sử dụng đĩa Driver tương ứng đi kèm của máy in hóa đơn.

- Bước 2: Tiến hành cài đặt Driver.

• Chạy File Driver (1) => Yes (2)

• Lưu ý: Tùy theo hệ điều hành của máy tính, pop-up sẽ hiển thị nút Run thay vì nút Yes.

• Nhấn I accept the agreement (3) => chọn Next (4)

• Chọn Next cho đến khi xuất hiện nút Install (5)

• Nhấn chọn Finish (6)

• Pop-up tiếp theo hiện lên bạn kích chọn model máy in tương ứng (7) => tích Set Default Printer (8) nếu muốn chọn làm máy in mặc định.

• Chọn Check USB Port (9) để kiểm tra đúng cổng USB của máy in đang kết nối, pop-up mới hiện lên thông báo cổng USB, bạn ghi nhớ số cổng và kích OK (10).

• Chọn Install Now (11) để kết thúc quá trình cài đặt Driver

- Bước 3: Thiết lập cấu hình máy in hóa đơn.

• Nhấn chọn biểu tượng   (12) dưới góc trái màn hình máy tính, gõ tìm kiếm “Control Panel” (13) rồi kích chọn truy cập Control Panel (14).

• Trong cửa sổ Control Panel, chọn View devices and printers (15)

• Click chuột phải đến máy in cần cấu hình (16), chọn Printer Properties (17)

• Trên pop-up Properties, chọn Port (18), tích đúng cổng USB tương ứng đã kiểm tra trước đó (19), chọn Apply (20) và OK (21)

4. Các lỗi kết nối Máy in bill thường gặp và hướng khắc phục 

Máy in hóa đơn hay còn gọi là máy in bill, máy in nhiệt là một trong những thiết bị hỗ trợ tốt trong quá trình thanh toán của các cửa hàng. Điều này giúp cho quá trình thanh toán được nhanh chóng. Tuy vậy, trong quá trình sử dụng chúng ta cũng khó tránh khỏi những lỗi hư hỏng, kết nối không được. Sau đây là một vài lỗi kết nối thường gặp và cách xử lý chúng.

4.1. Máy in bill không in được hoặc in ra giấy trắng

Khi đang in bill tính tiền cho khách hàng mà máy in hóa đơn không ra bill thì bạn cần thực hiện kiểm tra theo các cách sau:

• Kiểm tra nguồn điện của máy in. Nếu bị lỏng đầu nối thì cắm lại có thể khắc phục được ngay. Hoặc nếu đứt dây nguồn thì bạn phải thay dây nguồn mới để máy in có thể hoạt động bình thường.
• Kiểm tra cổng USB nối máy in, nếu nó bị lỏng thì cắm lại.
• Kiểm tra máy in còn giấy không, nếu hết thì bổ sung.
• Nếu máy tính của bạn vừa cài lại win thì bạn hãy kiểm lại driver của máy.

Việc giấy vẫn ra nhưng nội dung bị trắng có thể là do cuộn giấy bị đặt ngược. Để xử lý, thực hiện như sau:

• Mở nắp máy in.
• Đặt ngược lại cuộn giấy bên trong máy in.

Lỗi máy in hóa đơn in ra giấy in trắng

4.2. Máy in bill không tự động cắt giấy hay bị kẹt giấy

- Nguyên nhân khiến cho giấy bị kẹt

• Lắp giấy vào bị lệch.

• Giấy quá ẩm làm chúng dính với nhau.

• Sensor tách giấy bị hỏng.

• Bao lụa (Lô Sấy) máy in bị rách dẫn đến kẹt giấy.

- Cách sửa lỗi máy in hóa đơn bị kẹt giấy

• Tháo lẫy của nắp máy in phía dưới lưỡi cắt hình răng cưa màu trắng.

• Khi mở nắp, có 1 bánh răng bên trong => Xoay bánh răng theo chiều kim đồng hồ để lưỡi cắt trở về vị trí ban đầu.

• Sau khi dao cắt trở về vị trí ban đầu, bấm nút mở nắp => máy in bật nắp ra. Khi đó lắp lại giấy và thử in lại.

• Kiểm tra kỹ có những mẩu giấy nhỏ nằm bên trong máy in hay không để lấy các mảnh giấy vụn ra ngoài.

- Cách phòng tránh kẹt giấy

• Dùng đúng loại giấy của máy in hóa đơn.

• Khi lắp giấy cần chú ý lắp đúng chiều dài, chiều ngang.

• Không sử dụng giấy in ẩm để in.

Lỗi máy in hóa đơn không tự động cắt giấy

Có nhiều máy in thời gian đầu khi sử dụng in hóa đơn và cắt giấy bình thường. Sau một thời gian dùng thì dao không tự cắt nữa. Nguyên nhân có thể kể đến như:

• Vô tình tắt đi chế độ tự động cắt giấy, lỗi driver: Hãy thử kiểm tra lại xem chế độ tự động cắt giấy còn hoạt động không.

Truy cập theo đường dẫn sau đây: Start / Devices and Printers / Click chuột phải vào biểu tượng máy in hóa đơn / Chọn Printer Proberties / Chọn tab Device Settings / 

Tại mục: Cash select bạn chọn " Cash Drawer #1 Before Printing" hoặc chọn các mục khác nếu muốn.

• Dao cắt bị cong, bị mỏng: kiểm tra lại dao cắt của máy in, trường hợp bị cong và mòn lưỡi dao thì cần thay mới.

• Lần cắt giấy trước đó dao cắt bị kẹt: Nếu bị kẹt từ lần cắt trước thì máy sẽ không tự động quay lại vị trí cắt giấy. Hãy thử tháo nắp máy in ra rồi quay bánh nhông theo chiều kim đồng hồ để dao cắt giấy trở về vị trí ban đầu. Sau đó, lắp máy in bill và thử in lại.

4.3. Cắm nhầm cổng kết nối hoặc máy in bill báo error

- Máy in hóa đơn, máy in bill có 4 cổng chính là: Cổng nguồn, cổng kết nối với ngăn kéo đựng tiền, cổng USB, cổng mạng LAN hoặc cổng RS232. Bạn nên cắm đúng để máy in hóa đơn, máy in bill hoạt động theo đúng công suất của nhà sản xuất.

Phân biệt rõ các cổng để không xảy ra tình trạng cắm nhầm cổng kết nối

Việc máy in bill báo error là một lỗi khá phổ biến hiện nay. Để khắc phục tình hình trên bạn cần:

• Kiểm tra dây cắm điện và đèn tín hiệu đã hoạt động hay chưa
• Kiểm tra máy chủ đã được khởi động chưa
• Kiểm tra switch đã được cắm điện chưa
• Kiểm tra dây mạng có bị rút ra khỏi switch và máy in không
• Kiểm tra đèn báo ở đầu dây mạng có hoạt động không

Lỗi máy in báo error và không hoạt động

4.4. Tình trạng giấy in bill bị mờ và có kẻ sọc khi in ra

Chữ in ra rõ nét hay không phụ thuộc vào đầu in nhiệt có tốt hay không. Cách xử lý khi máy in nhiệt bị kẻ sọc:

• Thay đầu in nhiệt mới nếu máy in ra hình quá mờ.
• Máy in ra bị mờ nhưng vẫn có thể đọc được con số. Hãy dùng vải hoặc giấy mềm lau nhẹ phần đầu in.
• Hãy kiểm tra lại chiều giấy bỏ vào máy in nếu hóa đơn in ra không có chữ. Trường hợp vẫn còn lặp lại tình trạng này, có khả năng là sợi cáp kết nối bị hỏng, hãy mang máy đến tiệm để tiến hành kiểm tra và sửa chữa.

Giấy in bill bị lỗi kẻ sọc khi in ra 

Khi đầu in nhiệt bị bụi bẩn sẽ làm đầu in sẽ tiếp xúc kém với giấy, khiến cho bản in bị mờ hoặc đứt quãng.  Để sửa lỗi này bạn cần vệ sinh đầu in sạch sẽ. Trước tiên, cần rút điện máy in nhiệt và để khoảng 10-15 phút cho đầu in nhiệt nguội (đầu in trong quá trình in có thể lên đến trên 100°C và gây ra bỏng). Sau đó tiến hành vệ sinh sạch sẽ đầu in.

Chú ý là bạn không nên sử dụng các loại giấy vệ sinh hay bông để lau chùi vì rất dễ để lại bụi, vụn ở bên trong đầu in. Nên dùng thiết bị thổi bụi hoặc dùng chổi quét nhỏ, mảnh để vệ sinh và hạn chế tối đa đầu in bị xước.

Tình trạng giấy in bill bị lỗi mờ chữ

Vệ sinh máy in hóa đơn định kỳ

Bất kì loại máy móc nào khi sử dụng trong một thời gian cũng cần được tiến hành kiểm tra và bảo quản cũng như làm vệ sinh sạch sẽ để giúp máy hoạt động tốt hơn. Hướng dẫn cách vệ sinh máy nhanh chóng và đúng cách.

• Ngắt kết nối nguồn điện và cổng kết nối với máy tính và đợi trong khoảng 5-10 phút để máy in nguội.
• Dùng bông tẩy trang hoặc bông gòn lau nhẹ phần in nhiệt. Bước này lưu ý thực hiện nhẹ nhàng và chậm rãi vì nếu phần in nhiệt bị xước thì sau này phần hóa đơn của bạn sẽ bị mờ.
• Dùng khăn khô, vải mềm để lau phần bên ngoài máy in, đợi thêm 5-10 phút nữa rồi kết nối nguồn điện và cổng máy tính để sử dụng.

5. Tăng tốc bán hàng - Sử dụng thiết bị bán hàng chính hãng tại Haravan Store

Dịch vụ khách hàng khi mua hàng tại haravan store

Haravan Store chuyên cung cấp các thiết bị bán hàng chính hãng như máy in hoá đơn, máy in mã vạch, máy bán hàng POS,… cùng các vật dụng bán hàng như thùng giấy, phụ kiện & bao bì đóng gói hàng hóa, hỗ trợ nhà kinh doanh lựa chọn những vật dụng phù hợp, chất lượng để đảm bảo quá trình bán hàng nhanh chóng, tiện lợi hơn, đặc biệt mang lại trải nghiệm tốt cho người tiêu dùng khi mua hàng.

5.1. Cam kết 100% hàng chính hãng

Haravan hợp tác với các đối tác uy tín hàng đầu, nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối các thiết bị bán hàng, vật liệu đóng gói & phụ kiện bán hàng cho các nhà bán lẻ, đặc biệt đến từ các thương hiệu nổi tiếng của Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc,Trung Quốc.v..v. 

Haravan Store cam kết cung cấp các sản phẩm chính hãng 100%, chất lượng cao, có giấy tờ chứng nhận nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. 

5.2. Chính sách bảo hành, đổi trả 

Haravan Store cam kết bảo hành 12 - 24 tháng dành cho các thiết bị có tại cửa hàng kể từ ngày gửi hàng cho khách. Đồng thời quý khách hàng có thể thực hiện 1 đổi 1 trong vòng 07 ngày nếu máy gặp lỗi từ nhà sản xuất (Không bảo hành thiết bị bị hư hỏng, cháy nổ, nước vào do tác động từ phía khách hàng). Haravan luôn đảm bảo tốt nhất các quyền lợi mua sắm dành cho quý khách hàng khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của chúng tôi.

5.3. Hỗ trợ tư vấn - lắp đặt tận nơi

Với đội ngũ chuyên viên nhiều kinh nghiệm của Haravan Store, đảm bảo quý khách hàng sẽ nhận được hỗ trợ tư vấn nhiệt tình và tận tâm nhất để có thể lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất cho nhu cầu sử dụng của mình. 

6. Tổng kết 

Bài viết trên là thông tin được cập nhật mới nhất về cách kết nối máy in bill với laptop đơn giản và hiệu quả nhanh chóng mà Haravan Store đã tổng hợp được. Hy vọng qua bài viết trên đã mang đến cho các nhà bán hàng những thông tin bổ ích và đồng thời mang lại hiệu quả việc kinh doanh thuận lợi cho các chủ cửa hàng.

Nhà bán hàng đang có nhu cầu tìm mua thiết bị bán hàng chính hãng, liên hệ ngay với Haravan qua HOTLINE: 0981.475.261 để nhận được tư vấn và hỗ trợ lắp đặt nhanh nhất!